IMPLEMENTASI PAPERLESS MELALUI SISTEM APLIKASI ONLINE

 Oleh :  Najaf Ismadi

(Alumnus MAN 2 Banda Aceh)

A. Pendahuluan

          Dahulu kala, sebelum manusia mengenal kertas, manusia menulis di tembok-tembok, di bebatuan, dan pada kulit pohon. Setelah zaman sejarah, yang kita tidak tahu kapan dimulai persisnya, manusia menulis dengan tinta celup pada kertas. Setelah beratus-ratus tahun manusia mempergunakan kertas untuk menulis, akhirnya datang ide menjaga lingkungan, salah satunya menyelamatkan pohon, sebagai sumber baku kertas. Produksi kertas mencapai 331 juta ton pada tahun 2002 (Holik,2006 dalam N. Nurul Q, 2014;25). Angka ini naik tujuh kali lipat sejak tahun 1950. Usaha untuk mengurangi kenaikan ini dengan mengurangi penggunaan kertas telah dilakukan. Salah satu alternatif adalah mengaplikasikan kantor tanpa kertas (paperless office), merubah yang tadinya menggunakan kertas menjadi bentuk digital. Tetapi, semenjak kantor digital dikumandangkan sejak 30 tahun yang lalu, penggunaan kertas malah naik seiring dengan propaganda adanya kantor tanpa kertas (N. Nurul Q, 2014:26).

             Di sekolah misalnya, paper adalah hal wajib yang ada dimiliki guru dan murid. Di atas meja guru tersusun buku-buku nan banyak dan hasil karya siswa di sekolah. Di perpustakaan ratusan kertas. Apalagi di pusat kantor pemerintahan. Ketas membludak. Tentu saja kertas-kertas ini untuk kepentingan manusia itu sendiri. Lantas setelah penggunaan kertas kerap sekali kita hanya membakarnya. Padahal adanya kertas setelah kita kupas yang namanya pepohonan dengan ragam cara teknologis.

           Implementasi pengurangan kertas (paperless) sebagai reaksi atas realita di lapangan. Realitas ini adalah reaksi yang timbul atas relasi antara aktivitas masyarakat terhadap tingkat kepedulian terhadap lingkungan yang menimbulkan suatu masalah. Bukan hanya murni masalah alam, melainkan disebabkan ulah tangan-tangan manusia yang tidak bertanggung jawab. (Fariz, 2010) Banyak kasus atas dilakukannya penebangan liar pada hutan yang berimplikasi pada degradasi hutan dan deforestsasiatau penurunan terhadap kuantitas pohon di hutan. Bukan hanya itu, hutan adalah sumber oksigen, dan hutan Aceh adalah paru-paru dunia, jika ditebang maka oksigen akan berkurang, dan pada akhirnya kita rebutan oksigen karena kekurangan oksigen. Sebelum hal itu terjadi, haruslah kita buat cara kita pikirkan sama-sama.

              Mangunjaya, (2006:39), mengatakan, menurunnya kuantitas oksigen yang dibutuhkan makhluk hidup dan tidak bisa mengimbangi kuantitas karbon yang semakin banyak. Karbon yang semakin banyak berimplikasi pada pemanasa global (global warming). Masalah lain yang dirasakan saat ini seperti perubahan iklim sebagai dampak dari global warming. Masalah-masalah tersebut menjadi masalah global dan harus dipecahkan bersama demi terjaganya kelestarian dan keselamatan bumi.

          Banyak pihak yang sudah melakukan upaya untuk menyelamatkan bumi dari ancaman global warming. Ide paperless kemudian muncul sebagai alternatif dalam upaya penurunan penebangan pohon dan pencegahan global warming yang mengancam keselamatan bumi. Paperless sendiri dilakukan dengan cara meminimalisir penggunaan kertas yang akan mengurangi penebangan pohon. Namun pada kenyataannya semakin berkembangnya waktu tingkat kebutuhan akan kertas yang semakin tinggi. Hal ini memunculkan solusi alternatif yaitu dikembangkannya Paperless Office yang perlu ditunjang dengan kemajuan teknologi dalam upaya maksimalisasi paperless itu sendiri.

               Pada awal pengenalan kantor tanpa kertas ada permasalahan yang muncul yaitu pada akses data. Dengan menggunakan kertas, data dapat dipindahkan dan dibawa dengan mudah kapan saja dibandingkan dengan harus mengakses data melalu computer. Tetapi dengan berkembangnya teknologi secara signifikan, dengan adanya laptop/tablet/android mempermudah pengguna untuk dapat mengakses data dan memodifikasi data kapan saja pengguna tersebut inginkan. Data paper ini mudah untuk dibawa dan memudahkan pengguna untuk bekerja secara mobile.

              Berdasarkan hasil penelusuran saya, implementasi paperless office yang telah diluncurkan 38 tahun yang lalu ternyata hingga saat ini, masih menghadapi banyak kendala, padahal konsep ini menawarkan berbagai keuntungan untuk sisi bisnis dan individu. Hal ini menimbulkan pertanyaan besar, mengapa para pengguna sistem di perkantoran enggan untuk beralih ke media non kertas. Kita belum mampu meminimalisir penggunaan kertas. Meskipun era teknologi nan canggih sekarang ini, paper tetap menjadi kebutuhan. Bahkan tidak ada hari tanpa paper.

          Oleh sebab itu, ide paperless office menjadi tugas kita bersama. Tentu saja dalam hal ini pemerintah harus melakukan upaya serius untuk pengurangan kertas, salah satunya jika membuat kebijakan-kebijakan atau peraturan, tidak perlu lagi menggunakan kertas, melainkan langsung saja melalui sistem aplikasi online. Semua pekerjaan kantor harus dionlinekan, termasuk tanda tangan harus dibuat online, tidak harus diprintkan lagi. Tugas murid harus online, tugas guru juga, dan tugas-tugas semua pejaba pemerintahan di kantornya. Tulisan ini akan membahas mengenai peranan sistem aplikasi online dalam implementasi kantor tanpa kertas

B. Kajian Kepustakaan

Paperless artinya tidak menggunakan kertas (Rianto’s blog, paperless administration, diakses 24 Oktober 2019). Istilah ini masih memakai bahasa Inggris, tetapi ada juga padanannya dalam bahasa Indonesia. Arti Paperless Office sudah tercermin dalam kata per kata di dalamnya. Paper=Kertas, Less = Tanpa , Office = Kantor. Jadi, Paperless Office adalah Kantor Tanpa Kertas.

 Dwivedi dan Kumar (2013: 1) menjelaskan bahwa kepedulian terhadap lingkungan pada upaya paperless merupakan bagian penting yang cukup bervariasi dalam manajemen perkantoran. Indonesia sendiri mengatur pelaksanaan paperless dengan menerbitkan perundang-undangan dan peraturan lainnya. Pelaksanaan paperless di Indonesia berlandaskan UU No 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan Inpres RI nomor 3 tahun 2003.

Tujuan paperless adalah untuk mengurangi pemakaian kertas, dan bukan meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Paperless tidak sama dengan bebas kertas.

Fungsi paperless sebagaimana hasil penelitian Tiwari dan Syah (2010: 177) menyatakan bahwa meminimalisir penggunaan kertas di kantor merupakan situasi yang sangat idel pada sistem manjemen kelembagaan. Keuntungan yang bisa diraih bagi seseorang antara lain mudah menyimpan datanya, dapat hemat waktu, menyenangkan, aman, efisien, mudah mengakses usaha yang mau dicapai. Paperless Office (PLO) itu sendiri adalah ekstraksi dari sebuah sistem tata  kelola organisasi dan pemanfaatan teknologi informasi. (Fariz 2010)

Adapun pengertian aplikasi, yang saya kutip dari Wikipedia, adalah program yang digunakan orang untuk melakukan sesuatu pada sistem komputer. Online, dapat diartikan sebagai perpindahan yang mudah dari satu tempat ke tempat yang lain, misalnya telepon mobile berarti bahwa terminal telepon yang dapat berpindah dengan mudah dari satu tempat ke tempat lain tanpa terjadi pemutusan atau terputusnya komunikasi. Sistem aplikasi berbasis online merupakan aplikasi yang dapat digunakan walaupun pengguna berpindah dengan mudah dari satu tempat ketempat lain lain tanpa terjadipemutusan atau terputusnya komunikasi. Aplikasi ini dapat diakses melalui perangkat nirkabel seperti pager, seperti telepon seluler dan PDA, dan paperweb.

C. Implementasi Paperless dengan Sistem Apliasi Online

          Mekanisme paperless memiliki manfaat yang dapat dirasakan oleh berbagai pihak, diantaranya adalah untuk manusia dan lingkungan. Untuk Lingkungan, menjaga kelestarian pohon-pohon di hutan, menjaga fauna yang ada di dalam hutan agar tidak punah, mencegah terjadinya degradasi hutan dan deforestsasi hutan, semakin sdikit pohon yang ditebangmaka semakin mencegah global warming, mengimbangi jumlah karbon yang ada di bumi. Sedangkan untuk manusia yakni efisien dalam penggunaan waktu, efisien terhadap biaya, meminimalisasi penggemukan pihak, manajemen kerja yang lebih baik, mempermudah dalam penkoordiniran kerja,dan citra organisasi yang lebih baik.

              Teknologi dewasa ini sangat memungkinkan hal itu untuk dilakukan. Buktinya sudah banyak dan ada di depan mata kita setiap harinya. Berbagai perangkat elektronik seperti scanner yang bisa merubah kertas menjadi file digital, fasilitas e-mail atau surat elektronik, perangkat lunak seperti Microsoft Word yang bisa mengubah sebuah file menjadi PDF dan sebagainya menunjukkan bahwa teknologi sekarang sudah mendukung terwujudnya paperless office, kantor tanpa kertas. Untuk melakukan pekerjaan kantor cukup membuat aplikasi-aplikasi, dan users diwajibkan untuk membuatnya.

          Dokumen tidak perlu lagi disimpan dalam lemari-lemari dokumen berukuran besar yang memakan tempat. Sebuah komputer seperti notebook dengan 500 Gigabyte harddisk bisa menyimpan puluhan bahkan ratusan ribu lembar dokumen tanpa harus memakan tempat. Belum ditambah dengan berbagai tempat penyimpanan virtual seperti Dropbox, Google Drive, Cloud Server dan sejenisnya membuat ruang yang terpakai untuk menyimpannya pun tidak perlu besar.

          Namun sayangnya, kecanggihan teknologi belum dapat meminimalisir pemakaian kertas. Bahkan menurut Sellen dan Harper, (dalam Nurul, 2014)  teknologi tidak akan dapat menggantikan kertas, karena kertas masih merupakan media utama yang dirasa paling sesuai untuk beberapa pekerjaan tertentu (Sellen & Harper, 2003).

                  Ada beberapa manfaat implementasi paperless melalui sistem aplikasi online. Menurut Fariz (2010), manfaat-manfaat itu antara lain, Pertama, mudah menyimpan dengan sistem digital manajemen, semua data dapat disimpan pada sistem komputer, mudah mengirim data dan dapat dimanfaatkan oleh siapapun yang membutuhkan. Kedua, tidak mengenal batas data yang harus disimpan dan setiap dokumen dapat menggunakan sistem penomoran yang dapat dibuat secara otomatis.. Ketiga, hemat waktu, tidak membutuhkan waktu yang lama dan tidak perlu membuang-buang waktu untuk mencari dokumen yang diperlukan. Keempat, Sederhana, dengan sistem pada manajemen komputer dokumen yang digunakan segala urusan administrasi bisnis dapat dilakukan secara sederhana. Pengguna dapat melakukan atau memiliki otoritas untuk melakakuan segala macam tugas dan pemindahan data dalam sekali tekan. Kelima, mudah dicapai. Sistem manajemen digital dapat dengan cepat memberikan pengamanan terhadap tampilan dokumen yang hampir sama. Keenam, pengembangan usaha. Dengan waktu yang sangat singkat, para pemimpin dapat memanfaatkan waktu yang sedikir tetapi produktifitasnya tinggi alam mengembangkan usahanya, Ketujuh, aman dari apa yang nama rusak ataupun hilang.

D. Penutup

           Adapun untuk menggapai manfaat tersebut setiap pejabat atau pengguna layanan pemerintahan akan menggunakan apliasi online untuk mengurus segala perangkat administrasi kantor. Aplikasi dokter dan pasien, aplikasi guru murid, aplikasi pejabat dan rakyat, seperti pelayanan SIM, pembuatan KTP, pengurusan paspor, dan lain-lain sebagainya harus dilakukan dengan online tanpa mempersyaratkan kertas.

           Di samping itu, sosialiasi kepada masyarakat terkait aplikasi ini harus dilakukan melalui koran-koran, media sosial, dan peraturan pemerintah. Jika suatu pekerjaan sudah dilakukan dengan online, maka tidak diterima lagi dengan paper work. Hal ini dilakukan agar orang ada keinginan belajar mempergunakan android mereka dengan baik dan bermanfaat. Beberapa pekerjaan sudah berjalan dengan baik, seperti pembuatan ktp elektronik, namun masih kurang disitu dipersyaratkan administrasi (berbasis kertas).

          Implementasi paperless melalui sistem aplikasi online, mengharuskan setiap instansi membuat aplikasi, kemudian aplikasi tersebut dipergunakan oleh masyarakat secara gratis. Sudah banyak aplikasi online namun masyarakat belum begitu paham. Oleh karena itu perlu diperketat peraturan misalnya jika sudah ada aplikasi online, maka sistem manual tidak diperbolehkan lagi.

Daftar Pustaka

Fariz. Menuju Paperless/and or Less Paper World. Kompas. 7 April 2010.

Kementerian Lingkungan Hidup Deputi Komunikasi Lingkungan dan Pemberdayaan Masyarakat dan Majelis Lingkungan Hidup PP Muhammadiyah. 2011.

Mangunjaya, M. Fachrudin. 2006. Hidup Harmonis dengan Alam: Esei-Esei Pembangunan Lingkungan, Konservasi dan Keanekaragaman Hayati Indonesia. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia.

Nurul Q, per anan tablet dal am implementasi paperless office, Jurnal Pembangunan Jaya, Vol.1, No.1, 2014

Rianto’s blog, paperless administration, diakses 24 Oktober 2019

Shah, Sema dan Mohot Tiwari, 2010, Networking of Paperless Officers In Technical Institute of India, Computer Science and Network Security,Vol. 10, No.3